Als je MS Access gebruikt en meerdere mensen moeten tegelijk in dezelfde data kunnen, is er één aanpassing die alles makkelijker maakt: je database splitsen in een frontend en een backend. Dit is wat dat betekent en hoe je het doet.

Wat is het verschil?

Een standaard Access-database is één .accdb bestand. Daarin zitten je tabellen, je formulieren, je queries en je rapporten. Handig als je alleen werkt. Problematisch zodra je met meerdere mensen werkt.

Bij een gesplitste database maak je er twee bestanden van:

  • Backend (.accdb) – bevat alleen de tabellen en de data. Dit bestand staat op een gedeelde locatie.
  • Frontend (.accdb) – bevat de formulieren, queries, rapporten en macro’s. Dit bestand staat lokaal op elke pc.

De frontend is gekoppeld aan de backend via linked tables. Vanuit de gebruiker verandert er niets – die ziet gewoon zijn formulieren en werkt zoals altijd.

Waarom is dit beter?

Drie redenen.

Meerdere gebruikers tegelijk. Als iedereen hetzelfde bestand opent, zit je al snel in de weg. Met een gesplitste database werken meerdere mensen tegelijk in de data zonder dat ze elkaars formulieren of instellingen beïnvloeden.

Updates uitrollen zonder data te raken. Stel je wil een formulier aanpassen of een nieuwe query toevoegen. Bij een enkelvoudige database moet iedereen het bestand sluiten terwijl jij aanpassingen doet. Met een gesplitste database vervang je simpelweg de frontend – de data in de backend blijft onaangeroerd.

Minder risico op corruptie. Hoe minder mensen rechtstreeks in het bestand met de data zitten, hoe kleiner de kans op problemen. De backend wordt alleen benaderd via de linked tables in de frontend, niet handmatig geopend.

Hoe doe je het?

Access heeft hier een ingebouwde wizard voor. Dat is het makkelijkste startpunt.

  1. 1Open je database in Access.
  2. 2Ga naar het tabblad Databasehulpprogramma’s.
  3. 3Klik op Database splitsen.
  4. 4Kies een locatie voor de backend – dit wordt de gedeelde locatie op je netwerk.
  5. 5Access maakt automatisch de backend aan en converteert de tabellen in de frontend naar linked tables.

Daarna distribueer je de frontend naar alle gebruikers. Zorg dat iedereen zijn frontend lokaal heeft staan – niet op de gedeelde schijf. Alleen de backend hoort daar.

Let op: de locatie van de backend

Een gesplitste database lost niet alle problemen op. De backend moet nog steeds op een stabiele, gedeelde locatie staan. Dat betekent een netwerkschijf voor teams die altijd op kantoor werken, of iets als Azure SQL als je ook thuiswerkers hebt.

OneDrive of SharePoint als locatie voor de backend is geen goed idee – daar heb ik eerder al over geschreven. De lockfile-problematiek verdwijnt niet omdat je de database gesplitst hebt.

Conclusie: splitsen is stap één. De keuze van de backend-locatie is stap twee – en minstens zo belangrijk.

Herlinken na een verplaatsing

Als je de backend ooit verplaatst, moeten de linked tables in de frontend bijgewerkt worden. Dat doe je via Externe gegevens → Linked Table Manager. Je wijst de tabellen opnieuw naar de nieuwe locatie. Twee minuten werk.

Handig om dit in een VBA-procedure te automatiseren als je regelmatig iets aanpast aan de opzet – dan hoeven gebruikers er zelf niets aan te doen.

Gesplitst werken is de basis van een gezonde Access-omgeving. Het kost een uurtje om in te stellen, en het bespaart je daarna een hoop gedoe. Als je dit nog niet gedaan hebt: doe het vandaag nog.